No.08の言葉を、短くおさらいします。
例はどれも架空の設計部署の話です。 それぞれ「今の手作業」「フローの形」「契約と設定の見立て」の順で書きます。
フローの形は、矢印で書きます。 「トリガー → アクション → アクション」の順に動く、という意味です。
○ 契約の見立ては、2026-11-08時点の公式の一覧を元にした目安です。あなたの会社で使えるかは、最後はIT部門に確かめます
○ アクションの名前は、日本語の公式ページで確かめられた物は日本語で書き、確かめられなかった物には英語名を添えています。画面の表記は版によって少し違うことがあります
設計変更をするたびに、担当者が変更内容をメールに書いて課長に送ります。 課長の返事を待ち、OKなら変更の一覧表に「承認済み」と手で書き込みます。
困るのは、返事がメールに埋もれることです。 誰の承認が止まっているのか、一覧表を見ても分かりません。
設計変更の依頼を、SharePointのリストに1行で書いてもらう形にします。 SharePointのリストは、チームで共有するExcelのような表です。
SharePoint「アイテムが作成されたとき」 → 承認「開始して承認を待機」（課長に承認を依頼し、返事を待つ） → 条件「承認者の応答が『承認』と等しい」 → はい：Outlook「メールを送信 (V2)」で依頼者に知らせ、SharePoint「アイテムの更新」で一覧に承認済みと書く → いいえ：Outlookで依頼者に却下を知らせ、一覧に却下と書く
承認の依頼を受けた課長は、届いたメールや、Power Automateの承認センターから返事ができます。 一覧表を見れば、どの依頼が止まっているかが分かるようになります。
使うコネクタは、SharePoint・承認（Standard approvals）・Office 365 Outlookです。 どれも標準コネクタの一覧に入っているので、Microsoft 365の契約の範囲で作れる見込みです。
注意が1つあります。 フローが動き続けられる期間には上限があり、公式は30日を超えそうな承認には別のやり方を勧めています。 長く止まりがちな承認なら、催促の仕組みを先に考えておきます。
○ 承認の種類は「最初に応答した人で決まる」形のほか、順番に回す形も選べます。2人以上に回す時は、公式の「承認段階」の手順を見ます
○ 社外の人に承認を頼むには、その人を自社のゲストとして招く設定が要ります。ここはIT部門の判断です
試験室が、試験データのファイルをSharePointの「試験データ」フォルダに置きます。 置いたことは、試験室の人がTeamsで設計担当に一言送っています。 送り忘れると、データが何日も置かれたままになります。
SharePoint「ファイルが作成されたとき (プロパティのみ)」（英語では When a file is created (properties only)） → Teams「チャットまたはチャネルでメッセージを投稿する」（英語では Post message in a chat or channel）
投稿する文には、前の手順の値（ファイル名やリンク）を差し込めます。 「新しい試験データが届きました：ファイル名」のような投稿になります。
通知のフローは、止まっても誰も気づかないのが一番の弱点です。 通知が来ないことに、人はなかなか気づけないからです。
そこで、失敗した時だけ自分にメールが来る手順を足します。 Teamsへの投稿の後ろに、Outlookの「メールを送信 (V2)」を置きます。 そのアクションの設定タブで「実行条件」（英語では Run after）を開き、前の手順が失敗した時だけ動くようにします。
ふだんの設定では、アクションは前の手順が成功した時だけ動きます。 この設定を変えると、成功・失敗・時間切れ・飛ばされた時のどれで動くかを選べます。
このフローで使うコネクタは、SharePoint・Microsoft Teams・Office 365 Outlookで、どれも標準です。 Microsoft 365の契約の範囲で作れる見込みです。
ただし、Teamsに投稿するアクションには条件があります。 会社のTeamsで「ワークフロー」アプリ（英語では Workflows。旧名は Power Automate）が許可されている必要があります。 投稿できない時は、IT部門にこの許可を確かめてもらいます。
報告書・図面・議事録が、チームの「受付」フォルダに混ざって届きます。 週に1回、担当者がファイル名を見て、種類ごとのフォルダに手で移しています。
ファイル名には頭に種類の記号を付ける決まりにします。 たとえば、試験報告書は「TR-」・図面は「DW-」・議事録は「MN-」です。
SharePoint「ファイルが作成されたとき (プロパティのみ)」 → 条件「ファイル名が TR- で始まる」 → はい：SharePoint「ファイルの移動」（英語では Move file）で「試験報告書」フォルダへ → 同じように DW-・MN- の条件を並べる
使うのはSharePointのコネクタだけで、標準です。 Microsoft 365の契約の範囲で作れる見込みです。 ファイル名の決まりを守ってもらうことが、このフローの前提になります。
ここからは、追加の契約や設定が要りそうな側です。
社内のファイルサーバーのフォルダを、クラウドフローから触るには、社内とクラウドをつなぐ中継の仕組みが要ります。 公式ではこれをオンプレミス データ ゲートウェイと呼び、Power Automate Premiumなどの契約に含まれる機能です。 Microsoft 365の契約だけでは含まれません。
自分のパソコンのフォルダなら、デスクトップフローでも仕分けられます。 Windowsのパソコンで、自分で手元から動かす使い方は、Windowsについてくる範囲に入っています。 一方で、決まった時刻に自動で動かす使い方や、クラウドフローから起動する使い方には、別の契約が要ります。
ファイル整理は、置き場所がSharePointかどうかで、要る契約が大きく変わります。 置き場所を変えられるなら、先にSharePointへ移す方が早く始められます。 どの契約で何ができるかの細かい線引きは、公式で確認してください。
| 例 | 使う主な部品 | 見立て |
|---|---|---|
| 設計変更の承認 | SharePoint・承認・Outlook | 標準で足りる見込み |
| 試験データの通知 | SharePoint・Teams・Outlook | 標準で足りる見込み。Teamsのワークフローアプリの許可が要る |
| 受付の仕分け（SharePoint） | SharePoint | 標準で足りる見込み |
| 受付の仕分け（ファイルサーバー） | オンプレミス データ ゲートウェイ | 追加の契約が要る見込み（公式で確認） |
| 受付の仕分け（自分のパソコンを自動で） | デスクトップフロー | 手元で動かすだけなら範囲内。自動で動かすなら追加の契約が要る見込み（公式で確認） |
契約が足りていても、会社のルールで止まることがあります。
管理者は「データ ポリシー」という仕組みで、使ってよいコネクタを決められます。 禁止されたコネクタを使ったフローは、保存できません。 後からルールが変わると、動いていたフローが止まることもあります。
作り始める前に、使うコネクタが社内で許可されているかをIT部門に聞いておくと、作り直しを防げます。 聞き方の例はこうです。
Power Automateで、SharePoint・承認・Outlook・Teamsの標準コネクタを使うクラウドフローを作りたいです。社内のデータ ポリシーで使えますか。
○ どれから始めるか：失敗しても困らない「通知」から始めると安心です。承認は人の仕事の流れを変えるので、関係者に話してから作ります
○ 関係する単元：No.08（Power Automateの基本）。社内に広げる時の順番は No.10（後で出ます）
承認・通知・SharePoint上のファイル整理は、標準コネクタの範囲で作れる見込み。ファイルサーバーや、パソコン操作を自動で動かす使い方は追加の契約が要りそう。通知には「失敗した時だけ自分に知らせる」手順を足す。
問1 設計変更の依頼をSharePointのリストに書いたら、課長に承認を依頼して返事を待つフローを作りたい。承認を依頼して待つ部分に使うアクションはどれか。
問2 試験データが届いたらTeamsに投稿するフローを作った。止まっても気づけるようにするには、どうするのがよいか。
問3 受付フォルダの仕分けを自動にしたい。受付は社内のファイルサーバーにある。見立てとして正しいものはどれか。
出典： - https://learn.microsoft.com/ja-jp/power-automate/modern-approvals - https://learn.microsoft.com/en-us/connectors/connector-reference/connector-reference-standard-connectors - https://learn.microsoft.com/en-us/connectors/sharepointonline/ - https://learn.microsoft.com/en-us/connectors/teams/ - https://learn.microsoft.com/en-us/connectors/office365/ - https://learn.microsoft.com/en-us/power-automate/flows-designer - https://learn.microsoft.com/en-us/power-automate/guidance/coding-guidelines/error-handling - https://learn.microsoft.com/en-us/power-platform/admin/power-automate-licensing/types - https://learn.microsoft.com/en-us/power-platform/admin/power-automate-licensing/deep-dive-on-specific-license - https://learn.microsoft.com/en-us/power-platform/admin/wp-data-loss-prevention
お知らせ：2026-11-08時点の公式に基づく。コネクタの区分と契約の範囲は変わることがあるので、作る前に公式とIT部門で確かめてください。